Regulamin

 REGULAMIN BIURA RZECZNICZKI AKADEMICKIEJ

UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO

 

§1. Postanowienia ogólne

  1. Rzeczniczka Akademicka Uniwersytetu Warszawskiego (dalej: Rzeczniczka) działa na podstawie Zarządzenia nr 30 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 16 sierpnia 2011 roku w sprawie powołania Rzecznika Akademickiego (Ombudsmana).
  2. Rzeczniczka jest niezależna od innych jednostek organizacyjnych, bezstronna i neutralna. Nie reprezentuje żadnej ze stron, jest rzecznikiem sprawy.
  3. Rzeczniczka wspiera osoby pracujące, doktoranckie, studenckie oraz jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego w rozwiązywaniu konfliktów, trudności komunikacyjnych i relacyjnych oraz diagnozowaniu problemów związanych z funkcjonowaniem uczelni.
  4. Rzeczniczka działa w sposób nieformalny – nie wydaje opinii w sprawach oraz nie prowadzi postępowań dyscyplinarnych. Działania Rzeczniczki mają charakter koncyliacyjny.

 

§2. Zakres działań Biura

  1. Rzeczniczka Akademicka może w szczególności:

1)            udzielać informacji o funkcjonowaniu Uniwersytetu i obowiązujących przepisach;

2)            interweniować w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu w celu uzyskania informacji lub wyjaśnienia sprawy;

3)            wspierać w zdiagnozowaniu problemu oraz przedstawiać możliwe sposoby jego rozwiązania;

4)            wspierać w rozwiązywaniu konfliktów, trudności komunikacyjnych                                    i relacyjnych poprzez mediację lub inne alternatywne metody rozwiązywania sporów;

5)            przedstawiać Władzom Rektorskim informacje i rekomendacje dotyczące zmian systemowych (np. w zakresie polityk, przepisów lub procedur);

6)            przygotowywać sygnalizacje do Władz w sprawach o charakterze systemowym, zachowując poufność danych osób zgłaszających.

 

§3. Sposób przyjmowania i procedowania spraw

  1. Podjęcie czynności przez Rzeczniczkę następuje:

1) po zgłoszeniu się ze sprawą przez członka społeczności akademickiej, którego sprawa dotyczy;

2) na wniosek organów samorządu studentów lub samorządu doktorantów;

3) na wniosek Rektora;

4) na wniosek jednostki organizacyjnej Uniwersytetu;

5) z własnej inicjatywy.

  1. Osoba zainteresowana wsparciem Rzeczniczki kieruje zgłoszenie drogą mailową na adres ombudsman@uw.edu.pl.
  2. W zgłoszeniu należy opisać przedmiot sprawy oraz określić oczekiwany zakres wsparcia.
  3. Po otrzymaniu zgłoszenia Rzeczniczka zaprasza osobę zgłaszającą na spotkanie – w biurze lub online – w celu omówienia szczegółów sprawy.
  4. Rzeczniczka podejmuje działania w sprawie wyłącznie po otrzymaniu pisemnego upoważnienia od osoby zgłaszającej (formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie www.ombudsman.uw.edu.pl).
  5. Po otrzymaniu upoważnienia Rzeczniczka podejmuje uzgodnione działania, mające na celu wyjaśnienie sytuacji lub wsparcie stron w znalezieniu rozwiązania.

 

§4. Zasady pracy i etyka działania

  1. Rzeczniczka kieruje się zasadami niezależności, neutralności, poufności i dobrowolności. Oznacza to, że Rzeczniczka:

1)            nie uczestniczy jako obserwatorka w spotkaniach, posiedzeniach lub postępowaniach prowadzonych przez inne organy uczelni;

2)            nie przyjmuje do procedowania spraw, które są równolegle prowadzone innym trybem, w szczególności przez:

a) organy ścigania,

b) Zespół Koordynatorek ds. przeciwdziałania nierównemu traktowaniu, dyskryminacji, mobbingowi oraz innym zachowaniom niepożądanym,

c) władze dziekańskie,

d) zespoły rektorskie lub komisje powołane do rozpoznania konkretnej sprawy;

3)            nie przyjmuje do procedowania spraw, które są zgłaszane anonimowo;

4)            nie przyjmuje skarg;

5)            nie przyjmuje do procedowania spraw, do których została dołączona do korespondencji elektronicznej w DW lub DW: ukryte.

  1. Do momentu otrzymania pisemnego upoważnienia wszystkie informacje przekazane w trakcie spotkania, rozmowy telefonicznej lub korespondencji mailowej są traktowane jako poufne.
  2. Rzeczniczka Akademicka zachowuje poufność, z wyjątkiem sytuacji, gdy istnieje zagrożenie życia lub zdrowia osoby zgłaszającej i/lub innych osób, bądź gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa.
  3. Rzeczniczka Akademicka może przekazać informację, że dana sprawa nie jest procedowana lub została zakończona, bez ujawniania szczegółów.
  4. Rzeczniczka nie przyjmuje żadnej dokumentacji dotyczącej sprawy przed otrzymaniem pisemnego upoważnienia od osoby zgłaszającej.

 

§5. Współpraca z innymi jednostkami pomocowymi UW

  1. Współpracę zespołu Rzeczniczki Akademickiej z innymi ośrodkami pomocowymi Uniwersytetu Warszawskiego reguluje odrębny dokument pt. „Porozumienie o współpracy w zakresie realizacji szybkiej ścieżki wsparcia”. Celem porozumienia jest ustanowienie formalnych zasad współpracy pomiędzy Stronami w zakresie realizacji mechanizmu tzw. „szybkiej ścieżki” kontaktu.
  2. Mechanizm „szybkiej ścieżki” ma na celu w szczególności:
  3. a) zapewnienie kompleksowego wsparcia osobom studiującym, doktorantom oraz pracownikom Uczelni,
  4. b) skrócenie czasu reakcji w sytuacjach wymagających pilnej interwencji,
  5. c) usprawnienie przepływu informacji pomiędzy jednostkami,
  6. d) minimalizowanie ryzyka dublowania działań pomocowych,
  7. e) zapewnienie spójności podejmowanych decyzji i rekomendacji.
  8. „Szybka ścieżka” ma charakter interwencyjny i uzupełniający wobec standardowych procedur obowiązujących w każdej z jednostek.
  9. W ramach realizacji wyżej wspomnianych celów Centrum Pomocy Psychologicznej, Biuro ds. Osób z Niepełnosprawnościami może uczestniczyć w szczególności w:
  10. a) spotkaniach z osobą zgłaszającą,
  11. b) spotkaniach zespołów interdyscyplinarnych,
  12. c) konsultacjach dotyczących bieżącej pomocy,
  13. d) konsultacjach w sprawach pilnych lub kryzysowych,
  14. e) opracowywaniu planu wsparcia.
  15. Spotkania te mogą odbywać się w formie stacjonarnej, zdalnej lub hybrydowej.
  16. Współpraca odbywa się z poszanowaniem autonomii kompetencyjnej każdej jednostki.
  17. Działania, o których mowa w ust. 4, nie wymagają odrębnej zgody osoby zgłaszającej. W przypadku odmowy przyjęcia wsparcia realizowanego w ramach „szybkiej ścieżki”, zespół Rzeczniczki może odstąpić od dalszego procedowania sprawy.
  18. Zasada poufności obowiązuje wszystkie osoby uczestniczące w spotkaniach oraz działaniach podejmowanych w ramach mechanizmu „szybkiej ścieżki”.

 

§6. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest dokumentem wewnętrznym Rzeczniczki Akademickiej i jest dostępny na stronie internetowej www.ombudsman.uw.edu.pl.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają postanowienia Zarządzenia nr 30 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 16 sierpnia 2011 r.
  3. Potwierdzenie uczestnictwa w spotkaniu poprzez akceptację proponowanego terminu oznacza jednoczesną akceptację niniejszego regulaminu.